Automatización de aprobaciones para equipos que necesitan menos espera y más claridad operativa.

Cómo diseñar la matriz de aprobación

Una matriz de aprobación define quién aprueba qué según el tipo de solicitud, el monto y el área. Los tipos habituales son compras, gastos y reembolsos, vacaciones y permisos, contratos y descuentos comerciales. Escribirla es el primer paso, y muchas veces muestra que las reglas reales no coinciden con las que todos creen que existen.

Al definirla, cuida estos puntos:

• Asigna cada aprobación a un rol y no a una persona. Si cambia quien ocupa el cargo, el flujo sigue funcionando.
• Define los tramos de monto en la moneda que usa tu empresa, sea pesos o UF, y qué pasa con una solicitud que queda justo en el límite.
• Separa funciones: nadie aprueba su propia solicitud y los montos altos requieren la aprobación de dos personas distintas.
• Fija los datos y respaldos obligatorios de cada tipo de solicitud, como cotización, centro de costo, contrato o certificado.
• Deja escrito qué aprobaciones pueden ir en paralelo y cuáles necesitan un orden.

Recordatorios y escalamiento sin llenar de avisos

Muchas aprobaciones se traban por olvido y no por desacuerdo. Por eso cada etapa necesita un plazo acordado y una regla para cuando se cumple: primero un recordatorio y después un aviso a la jefatura o el traspaso a un suplente.

Cuida la cantidad de avisos. Si cada solicitud genera varios correos, la gente deja de leerlos. Ayuda agrupar los pendientes en un resumen diario, avisar por el canal que el equipo ya usa, como correo, Teams o WhatsApp, y permitir aprobar desde el celular.

Quien aprueba debe ver el monto, el respaldo y el historial sin abrir otros sistemas. Si para decidir tiene que buscar la cotización en otra carpeta, la solicitud vuelve a quedar en espera.

Trazabilidad y auditoría: qué debe quedar registrado

Una aprobación por correo deja rastro, pero disperso y difícil de reconstruir. Para una auditoría interna o externa sirve un registro único por solicitud, que se pueda exportar y que no se pueda modificar sin dejar huella.

Ese registro también resuelve preguntas del día a día. Cuando un proveedor consulta por una orden de compra o un trabajador por sus días aprobados, la respuesta está en un solo lugar y no en la bandeja de alguien. Como mínimo, debería incluir:

• Quién creó la solicitud, cuándo y con qué datos y respaldos.
• Qué regla de la matriz se aplicó y qué responsables le correspondían.
• Cada decisión, con persona, fecha, hora y comentario.
• Las delegaciones y escalamientos, indicando en nombre de quién se aprobó.
• La versión exacta del documento aprobado y, si corresponde, la versión firmada.
• Los cambios en la propia matriz: quién modificó una regla y desde cuándo rige.

Qué medir y errores que conviene evitar

Mide el tiempo de ciclo total y también el de cada etapa, separado por tipo de solicitud. Así sabes si la espera está en una persona, en un paso o en solicitudes que llegan incompletas. Otras métricas útiles son las solicitudes devueltas por falta de información, las aprobaciones resueltas por delegación, los recordatorios que necesita cada etapa y los pendientes ordenados por antigüedad.

Entre los errores comunes están copiar en el sistema el mismo desorden que había en el correo, sumar niveles de aprobación que no cambian ninguna decisión, pedir aprobaciones sin mostrar el respaldo y no definir qué pasa cuando alguien rechaza. Cuando conviven varios flujos de aprobación y no hay claridad sobre cuál abordar antes, YAGO suele comenzar con una sesión de diagnóstico o con una Auditoría IA para mapearlos y priorizarlos.